Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) merupakan salah satu bentuk perjanjian kerja yang banyak digunakan perusahaan untuk mempekerjakan karyawan dalam jangka waktu tertentu atau menyelesaikan pekerjaan tertentu sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. Bagi pekerja, memahami isi kontrak sebelum menandatanganinya sangat penting agar hak atas upah, jaminan sosial, waktu istirahat, dan uang kompensasi tetap terlindungi. Sementara itu, bagi perusahaan, penyusunan kontrak yang benar membantu mengurangi risiko perselisihan hubungan industrial di kemudian hari.
Di Indonesia, ketentuan mengenai PKWT antara lain diatur dalam Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 35 Tahun 2021, yang membahas perjanjian kerja waktu tertentu, alih daya, waktu kerja dan waktu istirahat, serta pemutusan hubungan kerja. Peraturan tersebut tercatat berlaku dalam basis data peraturan Badan Pemeriksa Keuangan (BPK). Pelaksanaannya juga perlu dibaca bersama peraturan ketenagakerjaan yang lebih baru dan ketentuan lain yang relevan, termasuk Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023 tentang Cipta Kerja.
Penting dipahami bahwa kontrak PKWT bukan sekadar dokumen administratif yang berisi nama pekerja, jabatan, dan besaran gaji. Kontrak kerja adalah dasar tertulis untuk menjelaskan hak, kewajiban, masa kerja, serta mekanisme penyelesaian apabila muncul masalah selama hubungan kerja berlangsung. Oleh karena itu, pekerja sebaiknya tidak terburu-buru menandatangani kontrak tanpa membaca seluruh klausulnya, sedangkan perusahaan perlu memastikan setiap ketentuan tidak bertentangan dengan hukum yang berlaku.
1. Cantumkan Hak Uang Kompensasi PKWT Sesuai PP Nomor 35 Tahun 2021
Uang kompensasi PKWT adalah pembayaran yang wajib diberikan pengusaha kepada pekerja yang bekerja berdasarkan perjanjian kerja waktu tertentu ketika masa kontraknya berakhir, sepanjang memenuhi ketentuan yang berlaku. Hak kompensasi ini berbeda dari gaji bulanan dan bukan sekadar bonus sukarela dari perusahaan. Ketentuan utamanya diatur dalam Pasal 15 sampai dengan Pasal 17 PP Nomor 35 Tahun 2021.
Pengertian dan ketentuan dasar uang kompensasi
Berdasarkan Pasal 15 PP Nomor 35 Tahun 2021, pengusaha wajib memberikan uang kompensasi kepada pekerja PKWT yang telah mempunyai masa kerja paling sedikit satu bulan secara terus-menerus. Pembayaran dilakukan ketika PKWT berakhir. Apabila kontrak diperpanjang, kompensasi untuk periode kontrak sebelumnya diberikan pada saat periode tersebut selesai, sedangkan kompensasi untuk periode perpanjangan dibayarkan setelah periode perpanjangan berakhir.
Ketentuan ini penting karena pekerja dengan kontrak singkat pun dapat mempunyai hak kompensasi. Masa kerja yang belum mencapai satu tahun tidak otomatis menghilangkan hak pekerja, selama masa kerjanya telah memenuhi batas minimum yang ditentukan peraturan. Terdapat pengecualian khusus bagi tenaga kerja asing yang bekerja berdasarkan PKWT sebagaimana disebutkan dalam PP tersebut.
Cara menghitung uang kompensasi PKWT
Besaran kompensasi pada prinsipnya dihitung berdasarkan masa kerja dan upah yang menjadi dasar perhitungan sesuai peraturan. Untuk masa kerja 12 bulan secara terus-menerus, pekerja memperoleh kompensasi sebesar satu bulan upah. Untuk masa kerja minimal satu bulan tetapi kurang dari 12 bulan, perhitungannya dilakukan secara proporsional. Masa kerja lebih dari 12 bulan juga dihitung secara proporsional sesuai ketentuan PP Nomor 35 Tahun 2021.
Rumus dasar perhitungan proporsionalnya adalah:
Uang kompensasi = masa kerja dalam bulan ÷ 12 × satu bulan upah.
Sebagai contoh, seorang pekerja mempunyai masa kerja delapan bulan dengan upah sebesar Rp4.000.000 per bulan. Dengan asumsi angka tersebut merupakan upah yang menjadi dasar perhitungan kompensasi, perhitungannya adalah 8 ÷ 12 × Rp4.000.000, sehingga hasilnya sekitar Rp2.666.667. Contoh ini merupakan ilustrasi perhitungan, bukan penetapan hak dalam kasus tertentu.
Klausul kompensasi yang sebaiknya dicantumkan
Agar tidak menimbulkan perbedaan penafsiran, kontrak sebaiknya menjelaskan bahwa kompensasi diberikan sesuai peraturan perundang-undangan. Perusahaan juga dapat mencantumkan waktu pembayaran, pihak yang bertanggung jawab, serta mekanisme penghitungan berdasarkan masa kerja dan komponen upah yang relevan.
Hindari klausul yang menyatakan bahwa pekerja otomatis kehilangan seluruh hak kompensasinya hanya karena kontrak tidak diperpanjang. Berakhirnya kontrak merupakan salah satu keadaan yang justru menjadi dasar pembayaran kompensasi sesuai ketentuan. Pekerja sebaiknya menyimpan salinan kontrak, bukti pembayaran upah, dan dokumen yang menunjukkan masa kerja untuk memudahkan pemeriksaan apabila terjadi perselisihan.
2. Pastikan Durasi Kontrak dan Batas Waktu Maksimal Ditulis dengan Jelas
Durasi kontrak adalah jangka waktu yang disepakati perusahaan dan pekerja dalam hubungan kerja PKWT. Kejelasan durasi penting karena menentukan kapan hubungan kerja berdasarkan kontrak tersebut dimulai dan berakhir, kapan evaluasi atau perpanjangan dilakukan, serta kapan hak-hak yang berkaitan dengan berakhirnya kontrak perlu dipenuhi.
PKWT tidak boleh digunakan secara sembarangan untuk semua jenis pekerjaan. Berdasarkan kerangka ketenagakerjaan Indonesia, PKWT ditujukan untuk pekerjaan tertentu yang menurut sifat atau jenis kegiatannya akan selesai dalam waktu tertentu, bukan untuk pekerjaan yang bersifat tetap. Penggunaan PKWT perlu memperhatikan jenis pekerjaan dan ketentuan khusus yang berlaku.
Apa saja yang harus ditulis dalam durasi kontrak?
Kontrak sebaiknya mencantumkan tanggal mulai bekerja, tanggal berakhirnya kontrak apabila menggunakan jangka waktu, serta penjelasan mengenai pekerjaan yang harus diselesaikan apabila PKWT didasarkan pada selesainya pekerjaan tertentu. Identitas para pihak, jabatan, lokasi kerja, dan uraian tugas juga perlu dijelaskan agar hubungan kerja tidak menimbulkan ketidakpastian.
Misalnya, apabila kontrak dimulai pada 1 Januari dan berakhir pada 31 Desember, kedua tanggal tersebut perlu dinyatakan secara tegas. Jika perjanjian dibuat untuk menyelesaikan proyek, dokumen harus menjelaskan pekerjaan atau hasil yang menjadi dasar berakhirnya hubungan kerja sesuai ketentuan yang relevan.
Jangan hanya mengandalkan janji lisan bahwa kontrak akan diperpanjang apabila kinerja pekerja dinilai baik. Perpanjangan perlu mengikuti mekanisme yang berlaku dan dituangkan dalam dokumen yang dapat diperiksa oleh kedua belah pihak.
Berapa batas maksimal masa PKWT?
Untuk PKWT yang didasarkan pada jangka waktu, PP Nomor 35 Tahun 2021 mengatur bahwa keseluruhan jangka waktu beserta perpanjangannya dapat berlangsung paling lama lima tahun. Artinya, perusahaan dan pekerja perlu memperhitungkan periode awal serta perpanjangan secara keseluruhan, bukan melihat setiap kontrak secara terpisah untuk mengabaikan batas yang ditentukan.
Perlu diperhatikan bahwa batas lima tahun tersebut bukan berarti semua pekerjaan boleh dikontrak selama lima tahun. Jenis pekerjaan, dasar pembuatan PKWT, dan ketentuan khusus yang berlaku tetap harus dipenuhi. Pekerja juga sebaiknya tidak menyamakan batas maksimal kontrak dengan jaminan bahwa perusahaan wajib memperpanjang hubungan kerja sampai lima tahun.
Tips memeriksa klausul durasi
Sebelum menandatangani kontrak, periksa apakah tanggal mulai dan berakhirnya hubungan kerja tertulis jelas. Pastikan juga uraian pekerjaan sesuai dengan pekerjaan yang benar-benar dilakukan. Jika terdapat klausul perpanjangan otomatis, periksa apakah mekanismenya jelas dan tidak bertentangan dengan peraturan.
Kontrak yang mencantumkan jangka waktu secara transparan membantu pekerja merencanakan keuangan dan karier, sekaligus memudahkan kedua belah pihak menentukan kewajiban ketika masa kerja berakhir.
3. Tolak Klausul Masa Percobaan Kerja dalam PKWT
Masa percobaan atau probation period adalah periode ketika perusahaan menilai kemampuan, perilaku kerja, dan kecocokan seorang pekerja sebelum menetapkan kelanjutan hubungan kerja. Dalam praktik perekrutan, masa percobaan sering dikenal sebagai periode evaluasi karyawan baru. Namun, ketentuan masa percobaan untuk PKWT berbeda dari ketentuan yang berlaku dalam konteks hubungan kerja lainnya.
Mengapa PKWT tidak boleh mensyaratkan probation?
Pasal 58 Undang-Undang Ketenagakerjaan mengatur bahwa PKWT tidak dapat mensyaratkan masa percobaan kerja. Apabila masa percobaan tetap dicantumkan, ketentuan tersebut batal demi hukum dan masa kerja tetap dihitung. Karena itu, perusahaan tidak seharusnya menambahkan masa probation ke dalam kontrak PKWT dengan alasan pekerja masih baru atau perlu dievaluasi.
Sebagai ilustrasi, apabila perusahaan membuat PKWT selama enam bulan dan menambahkan klausul masa percobaan tiga bulan, klausul probation tersebut tidak dapat dijadikan dasar untuk mengesampingkan perlindungan hukum yang berlaku. Penilaian terhadap kinerja pekerja tidak dengan sendirinya menghapus hak-haknya berdasarkan PKWT.
Bagaimana jika perusahaan tetap mencantumkan masa percobaan?
Pekerja sebaiknya meminta penjelasan tertulis dan menyimpan salinan kontrak. Jika perusahaan menyatakan bahwa pekerja tidak memperoleh hak tertentu selama masa probation, pekerja perlu memeriksa kembali ketentuan tersebut berdasarkan hukum ketenagakerjaan.
Perusahaan tetap dapat menetapkan standar kerja, target, prosedur evaluasi, dan indikator kinerja yang wajar. Namun, evaluasi kinerja harus dibedakan dari masa percobaan yang dilarang dalam PKWT. Standar kerja sebaiknya dijelaskan sejak awal agar pekerja memahami tanggung jawab dan ukuran keberhasilannya.
Hal yang perlu diperiksa pekerja
Perhatikan istilah seperti “masa training tanpa hak”, “masa percobaan tiga bulan”, atau “status sementara sebelum kontrak efektif”. Nama yang digunakan perusahaan tidak otomatis menentukan keabsahan suatu klausul. Isi dan pelaksanaannya perlu diperiksa untuk memastikan apakah ketentuan tersebut sebenarnya merupakan masa percobaan yang dilarang atau pengaturan lain yang memiliki dasar hukum berbeda.
Jangan menganggap bahwa tanda tangan pada kontrak membuat semua klausul otomatis sah. Ketentuan yang bertentangan dengan hukum dapat tetap bermasalah meskipun disetujui dalam dokumen tertulis.
4. Rincikan Hak Upah, Tunjangan, dan BPJS Kesehatan serta Ketenagakerjaan
Upah merupakan imbalan yang diterima pekerja atas pekerjaan yang dilakukan. Dalam kontrak PKWT, informasi mengenai upah perlu ditulis secara jelas agar pekerja mengetahui jumlah yang akan diterima, jadwal pembayaran, serta komponen yang menyusun penghasilannya. Kejelasan upah membantu mencegah perselisihan mengenai potongan, tunjangan, dan pembayaran lembur.
Cantumkan struktur upah secara transparan
Kontrak sebaiknya menjelaskan besaran upah pokok, tunjangan tetap apabila ada, serta tunjangan tidak tetap atau fasilitas lain yang diberikan perusahaan. Jadwal pembayaran, metode pembayaran, dan ketentuan pemotongan yang diperbolehkan juga sebaiknya diterangkan.
Misalnya, kontrak dapat menyebutkan upah pokok Rp3.500.000 per bulan dan tunjangan tetap Rp500.000 per bulan. Jika terdapat tunjangan kehadiran atau uang makan yang bergantung pada kondisi tertentu, syarat penerimaannya perlu dijelaskan. Dengan begitu, pekerja dapat membedakan penghasilan tetap yang disepakati dan komponen tambahan yang memiliki persyaratan khusus.
Besaran upah juga harus memperhatikan ketentuan pengupahan yang berlaku, termasuk upah minimum sesuai wilayah dan karakteristik hubungan kerja, serta pengecualian yang secara sah diatur dalam peraturan. Pekerja sebaiknya tidak hanya melihat angka total yang ditawarkan, tetapi juga memeriksa komponen dan dasar perhitungannya.
Jelaskan hak upah lembur
Upah lembur adalah pembayaran atas pekerjaan yang dilakukan melebihi waktu kerja normal sesuai ketentuan yang berlaku. Kontrak atau dokumen ketenagakerjaan yang terkait sebaiknya menjelaskan prosedur persetujuan lembur, pencatatan jam kerja, serta mekanisme pembayarannya.
Pekerja perlu mengetahui siapa yang memberikan persetujuan lembur dan bagaimana jam tambahan dicatat. Klausul yang menyatakan bahwa semua lembur sudah termasuk dalam gaji tanpa memperhatikan ketentuan hukum perlu diperiksa secara cermat. Perusahaan tetap harus memenuhi kewajiban pembayaran lembur apabila pekerja berhak menerimanya menurut peraturan.
Pastikan kepesertaan BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan
BPJS Kesehatan memberikan perlindungan melalui program jaminan kesehatan sesuai ketentuan kepesertaan. Sementara itu, BPJS Ketenagakerjaan menyelenggarakan program perlindungan sosial ketenagakerjaan, yang dapat mencakup jaminan kecelakaan kerja, jaminan kematian, jaminan hari tua, jaminan pensiun, dan jaminan kehilangan pekerjaan sesuai syarat serta ketentuan masing-masing program.
Pekerja PKWT tidak seharusnya menganggap dirinya otomatis tidak berhak atas perlindungan jaminan sosial hanya karena statusnya kontrak. Perusahaan perlu memenuhi kewajiban kepesertaan dan pembayaran iuran sesuai ketentuan yang berlaku. Status sebagai pekerja kontrak bukan alasan untuk mengabaikan kewajiban jaminan sosial yang diwajibkan oleh hukum.
Dalam kontrak, pekerja dapat meminta kejelasan mengenai proses pendaftaran, program yang diikuti, serta mekanisme pemotongan iuran pekerja apabila memang berlaku. Pastikan pula data kepesertaan benar dan dapat diperiksa melalui kanal resmi penyelenggara program.
Periksa potongan dan bukti pembayaran
Pekerja sebaiknya menerima bukti pembayaran upah atau slip gaji yang memperlihatkan komponen penghasilan dan potongan. Jika jumlah yang diterima berbeda dari perjanjian, mintalah rincian secara tertulis sebelum menyimpulkan bahwa terjadi pelanggaran.
Kontrak yang baik tidak hanya menyebutkan gaji bersih, tetapi juga membantu pekerja memahami bagaimana jumlah tersebut dihitung. Transparansi ini penting untuk memastikan pembayaran sesuai kesepakatan dan ketentuan hukum.
5. Atur Jam Kerja, Waktu Istirahat, dan Hak Cuti
Jam kerja menentukan kapan pekerja harus menjalankan tugasnya, sedangkan waktu istirahat dan cuti memberi kesempatan untuk memulihkan kondisi fisik serta memenuhi kebutuhan pribadi. Pengaturan yang jelas membantu pekerja mengetahui jadwal kerja, batas waktu kerja normal, dan prosedur mengajukan izin.
Pahami ketentuan waktu kerja normal
Secara umum, ketentuan ketenagakerjaan menetapkan waktu kerja normal selama 40 jam dalam satu minggu, dengan pola 7 jam sehari untuk enam hari kerja atau 8 jam sehari untuk lima hari kerja, dengan memperhatikan ketentuan dan pengecualian yang berlaku. Pengaturan jam kerja perlu disesuaikan dengan pola kerja perusahaan dan peraturan yang relevan.
Kontrak sebaiknya menjelaskan hari kerja, jam masuk dan pulang, waktu istirahat, serta aturan apabila terdapat perubahan jadwal. Untuk pekerjaan dengan sistem sif, perusahaan perlu menjelaskan jadwal sif dan mekanisme pemberitahuannya. Pekerja juga sebaiknya mengetahui prosedur pencatatan kehadiran dan persetujuan lembur.
Jadwal kerja yang jelas mencegah pekerja terus-menerus diminta bekerja di luar waktu normal tanpa kejelasan haknya. Apabila jenis pekerjaan termasuk kategori dengan pengaturan waktu kerja khusus, ketentuan yang berlaku bagi sektor tersebut juga perlu diperiksa.
Pastikan waktu istirahat diberikan
Ketentuan umum mengatur istirahat antara jam kerja sekurang-kurangnya setengah jam setelah bekerja selama empat jam terus-menerus, dan waktu istirahat tersebut tidak dihitung sebagai jam kerja. Pekerja juga berhak atas istirahat mingguan sesuai pola kerja yang berlaku.
Kontrak atau peraturan perusahaan sebaiknya menjelaskan kapan waktu istirahat diberikan dan bagaimana pengaturan istirahat mingguan dilaksanakan. Dalam pekerjaan tertentu, penerapan jadwal dapat berbeda karena kebutuhan operasional, tetapi tetap harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Pahami hak cuti tahunan
Secara umum, pekerja berhak atas cuti tahunan paling sedikit 12 hari kerja setelah bekerja selama 12 bulan secara terus-menerus. Pelaksanaan cuti tahunan diatur lebih lanjut melalui perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama sesuai ketentuan hukum.
Bagi pekerja PKWT, penting untuk memeriksa jangka waktu kontrak dan ketentuan cuti yang berlaku. Jangan menyimpulkan bahwa seluruh pekerja kontrak pasti kehilangan hak cuti hanya karena hubungan kerjanya bersifat sementara. Hak dan pelaksanaannya perlu diperiksa berdasarkan masa kerja, peraturan, serta ketentuan yang relevan.
Jelaskan prosedur izin dan cuti lainnya
Kontrak atau peraturan perusahaan sebaiknya menjelaskan cara mengajukan cuti, pihak yang memberikan persetujuan, dokumen yang diperlukan, dan mekanisme pemberitahuan ketika pekerja sakit atau mengalami keadaan mendesak. Ketentuan tersebut perlu dibedakan dari hak istirahat atau izin yang secara khusus diatur peraturan perundang-undangan.
Pekerja juga perlu mengetahui bahwa izin yang sah tidak selalu sama dengan cuti tahunan. Beberapa keadaan memiliki ketentuan tersendiri mengenai syarat, durasi, dan pembayaran upah. Karena itu, aturan internal perusahaan tidak boleh digunakan untuk menghapus hak minimum yang diberikan oleh hukum.
6. Jelaskan Klausul PHK dan Denda Ganti Rugi secara Terukur
Pemutusan hubungan kerja (PHK) adalah berakhirnya hubungan kerja karena alasan tertentu yang menimbulkan berakhirnya hak dan kewajiban antara pekerja dan pengusaha. Dalam PKWT, pengaturan mengenai pengakhiran kontrak perlu mendapat perhatian khusus karena hubungan kerja pada dasarnya memiliki jangka waktu atau tujuan penyelesaian pekerjaan yang telah disepakati.
Klausul PHK sebaiknya menjelaskan alasan pengakhiran, prosedur pemberitahuan, serta hak dan kewajiban yang timbul setelah kontrak berakhir atau diakhiri lebih awal. Ketentuan tersebut tidak boleh hanya berisi kewenangan perusahaan tanpa menjelaskan perlindungan bagi pekerja.
Bedakan berakhirnya kontrak dan pengakhiran sebelum waktunya
Kontrak yang berakhir sesuai tanggal atau selesainya pekerjaan merupakan keadaan yang berbeda dari pengakhiran hubungan kerja sebelum waktunya. Pengakhiran lebih awal dapat menimbulkan konsekuensi hukum yang perlu diperiksa berdasarkan peraturan ketenagakerjaan dan keadaan konkret.
PP Nomor 35 Tahun 2021 mengatur uang kompensasi PKWT, termasuk dalam konteks berakhirnya hubungan kerja sebelum jangka waktu kontrak selesai. Di sisi lain, ketentuan mengenai ganti rugi atas pengakhiran sebelum berakhirnya jangka waktu juga perlu dibaca bersama dasar hukum yang relevan. Jangan menyamakan uang kompensasi PKWT dengan ganti rugi karena pengakhiran kontrak lebih awal, sebab dasar dan tujuan keduanya berbeda.
Pahami potensi ganti rugi sebelum kontrak berakhir
Dalam keadaan tertentu, pengakhiran PKWT sebelum waktunya dapat memunculkan kewajiban ganti rugi sesuai ketentuan hukum yang berlaku. Karena itu, pekerja perlu berhati-hati sebelum menyetujui klausul yang menetapkan denda dalam jumlah besar tanpa menjelaskan dasar, kondisi penerapan, dan cara perhitungannya.
Kontrak sebaiknya tidak hanya menyatakan bahwa pekerja wajib membayar sejumlah uang apabila mengundurkan diri, tetapi juga menjelaskan dasar hukum dan keadaan yang relevan. Tidak semua denda yang ditulis perusahaan otomatis sah atau dapat diberlakukan begitu saja. Keabsahannya perlu dinilai berdasarkan isi klausul, peraturan yang berlaku, dan keadaan pengakhiran hubungan kerja.
Apa yang perlu dilakukan sebelum mengundurkan diri?
Jika pekerja ingin mengakhiri kontrak sebelum tanggal berakhirnya, langkah yang bijak adalah memeriksa klausul pengakhiran, memberitahukan maksudnya secara tertulis, menyimpan bukti komunikasi, serta meminta perincian tertulis mengenai konsekuensi yang diklaim perusahaan.
Pekerja juga perlu memastikan pembayaran upah yang masih terutang dan hak lain yang relevan dihitung dengan benar. Apabila perusahaan menuntut denda yang tidak jelas dasar atau perhitungannya, pekerja dapat meminta penjelasan dari bagian sumber daya manusia atau berkonsultasi dengan pengawas ketenagakerjaan dan pihak yang memahami hukum ketenagakerjaan.
Hindari klausul sepihak yang tidak transparan
Perjanjian kerja sebaiknya menjelaskan bagaimana pemberitahuan pengakhiran dilakukan, siapa yang harus dihubungi, dokumen apa yang diperlukan, dan bagaimana penyelesaian hak serta kewajiban dilakukan. Klausul yang memberi satu pihak kebebasan mutlak untuk mengakhiri kontrak tanpa memperhatikan hukum perlu ditinjau kembali.
Tujuan kontrak bukan untuk membuat pekerja takut menggunakan haknya, melainkan untuk memberikan kepastian bagi kedua belah pihak. Jika pengakhiran hubungan kerja diproses secara transparan dan sesuai ketentuan, risiko perselisihan dapat dikurangi.
7. Pastikan PKWT Dicatatkan atau Dilaporkan Sesuai Ketentuan Disnaker
Pencatatan PKWT merupakan kewajiban administratif yang bertujuan memastikan informasi mengenai perjanjian kerja disampaikan kepada instansi ketenagakerjaan sesuai prosedur yang ditetapkan. Dalam pelaksanaannya, perusahaan perlu memahami apakah pencatatan dilakukan secara daring atau melalui mekanisme lain yang diperbolehkan oleh peraturan.
Pencatatan administrasi bukan sekadar formalitas internal perusahaan. Kewajiban tersebut merupakan bagian dari tata kelola hubungan kerja yang harus dipenuhi sesuai ketentuan PP Nomor 35 Tahun 2021.
Siapa yang bertanggung jawab melakukan pencatatan?
Pada dasarnya, pengusaha bertanggung jawab untuk memenuhi kewajiban pencatatan PKWT sesuai prosedur yang berlaku. Pekerja tetap perlu menyimpan salinan kontraknya sendiri, sebab dokumen tersebut berguna untuk memeriksa jangka waktu kerja, hak upah, dan ketentuan lainnya.
Pekerja dapat meminta konfirmasi apakah pencatatan telah dilakukan dan meminta bukti administrasi apabila tersedia. Langkah ini dapat membantu memastikan bahwa perusahaan tidak hanya menyiapkan kontrak untuk ditandatangani, tetapi juga memperhatikan kewajiban setelah perjanjian dibuat.
Perhatikan tenggat pencatatan
PP Nomor 35 Tahun 2021 mengatur pencatatan PKWT oleh pengusaha secara daring paling lama tiga hari kerja sejak penandatanganan. Apabila pencatatan daring belum tersedia, peraturan tersebut mengatur penyampaian pencatatan secara tertulis kepada dinas yang menyelenggarakan urusan ketenagakerjaan kabupaten/kota paling lama tujuh hari kerja sejak penandatanganan.
Karena sistem administrasi dapat mengalami perubahan teknis, perusahaan sebaiknya memeriksa kanal dan petunjuk resmi yang berlaku ketika pencatatan dilakukan. Jangan mengandalkan tangkapan layar atau prosedur lama tanpa memastikan kesesuaiannya dengan sistem yang digunakan saat ini.
Dokumen yang sebaiknya disimpan pekerja
Pekerja perlu menyimpan kontrak yang telah ditandatangani, perubahan atau perpanjangan kontrak, bukti pembayaran upah, slip gaji, serta komunikasi penting terkait hubungan kerja. Jika tersedia, bukti pencatatan atau informasi administrasi lain juga dapat disimpan.
Dokumen tersebut tidak menggantikan kewajiban perusahaan untuk melakukan pencatatan, tetapi membantu pekerja menelusuri isi kesepakatan ketika terjadi perbedaan pendapat. Dokumentasi yang rapi merupakan langkah sederhana untuk memperkuat kepastian hak dan kewajiban dalam hubungan kerja.
Apa yang harus dilakukan jika kontrak belum tercatat?
Pekerja dapat meminta klarifikasi kepada bagian personalia atau sumber daya manusia perusahaan. Apabila masih terdapat masalah, pekerja dapat mencari informasi melalui dinas ketenagakerjaan setempat atau kanal resmi Kementerian Ketenagakerjaan.
Perlu diingat bahwa masalah pencatatan administratif harus dinilai berdasarkan aturan yang berlaku dan kondisi konkret. Pekerja sebaiknya tidak langsung menyimpulkan bahwa semua isi kontrak otomatis tidak berlaku hanya karena belum memperoleh bukti pencatatan. Mintalah klarifikasi, simpan dokumen, dan gunakan jalur resmi jika kewajiban administratif diduga tidak dipenuhi.
Hal Penting yang Perlu Diperiksa Sebelum Menandatangani PKWT
Setelah memahami tujuh panduan di atas, pekerja sebaiknya melakukan pemeriksaan akhir sebelum menyetujui kontrak. Pemeriksaan ini membantu memastikan bahwa dokumen tidak hanya lengkap secara administratif, tetapi juga menjelaskan hak dan kewajiban secara seimbang.
Beberapa hal yang sebaiknya diperiksa meliputi:
- Identitas para pihak: nama perusahaan, identitas pekerja, jabatan, serta pihak yang berwenang menandatangani perjanjian.
- Dasar penggunaan PKWT: jenis pekerjaan harus sesuai dengan ketentuan yang memperbolehkan penggunaan kontrak waktu tertentu.
- Jangka waktu dan uraian pekerjaan: tanggal mulai, tanggal berakhir, atau kriteria penyelesaian pekerjaan harus jelas.
- Upah dan fasilitas: pastikan komponen gaji, tunjangan, pembayaran lembur, dan jaminan sosial diterangkan.
- Hak istirahat dan cuti: periksa jadwal kerja, istirahat mingguan, cuti tahunan, serta prosedur izin.
- Kompensasi dan pengakhiran kontrak: pahami hak ketika kontrak berakhir dan konsekuensi yang mungkin timbul jika hubungan kerja berakhir lebih awal.
- Dokumen dan pencatatan: simpan salinan kontrak yang ditandatangani serta pastikan perusahaan menjalankan kewajiban administrasi sesuai aturan.
Jangan menandatangani kontrak yang masih memiliki bagian kosong, angka upah yang belum pasti, atau klausul denda yang tidak dipahami. Jika perusahaan memberikan perubahan dokumen setelah penandatanganan, mintalah salinan versi terbaru agar kedua pihak memiliki catatan yang sama.
Apabila terdapat klausul yang diragukan, pekerja dapat meminta penjelasan tertulis kepada bagian personalia, berkonsultasi dengan serikat pekerja jika tersedia, atau menghubungi dinas ketenagakerjaan setempat. Untuk masalah yang berdampak besar terhadap hak pekerja, konsultasi dengan ahli hukum ketenagakerjaan juga dapat membantu.
Ringkasan Perbandingan Tujuh Panduan Dasar PKWT
| No. | Aspek kontrak | Ketentuan yang perlu diperhatikan | Tujuan perlindungan |
|---|---|---|---|
| 1 | Uang kompensasi | Dibayarkan saat PKWT berakhir sesuai masa kerja dan ketentuan perhitungan | Memastikan pekerja menerima kompensasi yang menjadi haknya |
| 2 | Durasi kontrak | Jangka waktu dan perpanjangan harus jelas; batas PKWT berdasarkan jangka waktu beserta perpanjangannya paling lama 5 tahun | Memberikan kepastian masa kerja |
| 3 | Masa percobaan | PKWT tidak boleh mensyaratkan probation; klausulnya batal demi hukum | Mencegah pengurangan hak melalui masa percobaan yang dilarang |
| 4 | Upah dan BPJS | Rincian upah, lembur, tunjangan, dan kepesertaan jaminan sosial perlu jelas | Menjamin transparansi penghasilan dan perlindungan sosial |
| 5 | Jam kerja dan cuti | Perhatikan ketentuan waktu kerja normal, istirahat, dan hak cuti | Menjaga kepastian jadwal serta hak istirahat |
| 6 | PHK dan ganti rugi | Alasan pengakhiran, prosedur, dan konsekuensi hukum harus jelas | Mengurangi risiko tuntutan atau denda yang tidak berdasar |
| 7 | Pencatatan PKWT | Penuhi kewajiban pencatatan sesuai tenggat dan prosedur yang berlaku | Mendukung tertib administrasi hubungan kerja |
Catatan: Ringkasan ini merupakan panduan umum. Penerapan ketentuan dapat bergantung pada jenis pekerjaan, masa kerja, isi kontrak, dan peraturan yang berlaku. Untuk batas durasi, kompensasi, serta prosedur pencatatan, rujuk kembali PP Nomor 35 Tahun 2021 dan peraturan terkait.
Pada akhirnya, penyusunan PKWT yang baik membutuhkan keterbukaan, ketelitian, dan kepatuhan terhadap peraturan ketenagakerjaan. Pekerja perlu memahami haknya sebelum menandatangani kontrak, sedangkan perusahaan wajib memastikan setiap klausul sesuai dengan ketentuan hukum. Kontrak yang jelas bukan hanya melindungi pekerja, melainkan juga membantu perusahaan membangun hubungan kerja yang profesional dan mengurangi potensi perselisihan.
Dengan memeriksa ketujuh aspek tersebut, pekerja dapat mengambil keputusan dengan lebih percaya diri dan perusahaan dapat menyusun perjanjian yang lebih tertib. Jangan hanya membaca besaran gaji dan tanggal berakhirnya kontrak; periksa juga kompensasi, jaminan sosial, waktu kerja, dan ketentuan pengakhiran hubungan kerja. Setiap klausul yang dipahami sejak awal akan membantu kedua belah pihak menjalankan kewajibannya secara lebih bertanggung jawab.
